En la gestión diaria de cualquier negocio, es común que se emitan documentos que, por diversas razones, necesitan ser anulados. Un presupuesto que no se cierra, un albarán que contiene un error, o una factura que se emitió incorrectamente. Si bien antes de la Ley Antifraude era posible simplemente borrar estos documentos, ahora, la normativa exige un procedimiento mucho más riguroso.
El mito de “eliminar” documentos
La Ley 11/2021, de prevención y lucha contra el fraude fiscal, es clara al respecto: se acabó la posibilidad de eliminar registros. El objetivo principal de la ley es garantizar la inalterabilidad de los datos. Esto significa que cada documento, desde su creación, debe tener un registro permanente que no pueda ser borrado ni modificado. La era de la “doble contabilidad” ha llegado a su fin.
Cuando anulas un documento, no desaparece. Lo que sucede es que su estado cambia de “activo” a “anulado”, pero el registro original se mantiene intacto y visible para cualquier auditoría.
El procedimiento correcto para la anulación
La Ley Antifraude no solo prohíbe la eliminación, sino que también establece un procedimiento claro para la gestión de documentos. El procedimiento más seguro y recomendado es el siguiente:
- Cambio de estado: En lugar de borrar el documento, tu software debe permitir cambiar su estado a “anulado”, “cancelado” o “cerrado”.
- Registro de la anulación: El sistema debe registrar la fecha y la hora exacta en que se realizó la anulación, así como el usuario que la ejecutó. Esta trazabilidad es clave para cumplir con la normativa.
- No reactivar: Un documento que ha sido anulado no puede, bajo ninguna circunstancia, ser reactivado. Si necesitas volver a trabajar con la información, debes crear un documento nuevo y relacionarlo, si es necesario, con el original anulado.
¿Cómo te ayuda EV4 a cumplir con esta normativa?
En EV4, hemos integrado este procedimiento como parte fundamental de nuestro sistema de gestión. No solo cumplimos con la Ley Antifraude, sino que lo hacemos de forma que no afecte a tu flujo de trabajo.
- Flujo de anulación integrado: En EV4, al anular un documento, no se elimina. El sistema lo marca como anulado y el registro se mantiene de forma permanente. Esto te proporciona seguridad y te asegura que, en caso de una inspección, todos tus registros están en orden.
- Creación de documentos relacionados: Si necesitas trabajar con un presupuesto anulado, EV4 te permite crear una copia o un nuevo documento de forma ágil, sin la necesidad de reactivar el original.
- Auditoría interna: Cada acción queda registrada. Puedes saber quién anuló un documento y cuándo lo hizo, lo que te da un control completo y una trazabilidad impecable de todas tus operaciones.
La Ley Antifraude es una oportunidad para fortalecer la confianza en tu negocio. Al utilizar una solución como EV4, no solo evitas sanciones, sino que construyes un sistema de gestión más robusto, transparente y eficiente.
No te compliques con la Ley Antifraude. Descubre cómo la gestión de documentos de EV4 te permite cumplir con la normativa de forma intuitiva y segura.
