Gestión documental. Dentro de una empresa, existen unas labores que podríamos definir como labores básicas y que resultan ser imprescindibles para el correcto funcionamiento de cada área de nuestro negocio.
Una de ellas y sin duda, una de la más importante, es la gestión documental.
La gestión documental permite mantener el control sobre los documentos de la empresa de manera que es capaz de aportar seguridad y efectividad.
Es importante que todas las empresas implanten una política de gestión documental que asegure tener la documentación a salvo en todo momento
Gestión documental: Errores comunes
Gestión documental: No conocer bien el sistema
Uno de los principales errores que pueden ocurrir a la hora de gestionar documentos es instalar un programa de gestión del que no sabemos nada.
Si esto ocurre, los fallos, tarde o temprano llegarán. Por ello, es recomendable usar un software que vaya de la mano de proveedores que realmente te ayuden a conocer cómo funciona y te faciliten el trabajo.
Destruir documentos sin control
Dentro de una empresa que lleva años en funcionamiento, es normal que todavía existan cientos de papeles de hace tiempo, cuando todavía la tecnología no se había impuesto del todo.
Es importante revisar todos esos papeles y ver si realmente tienen algún sentido. En caso contrario, para evitar confusiones es mejor que si no son funcionales, vayan directamente a reciclar.
En caso de ser documentos válidos, lo más interesante es digitalizar esos documentos para poder tener todos los papeles ordenados en un mismo lugar.
Formación inadecuada
Cuando una empresa decide instalar un software de gestión documental, es importante que todos y cada uno de los empleados reciba una formación que le ayude a conocer cómo debe actuar y trabajar de manera precisa.
Dedica todo el tiempo que haga falta a la formación de tus empleados. Si no lo haces, un error que se pueda cometer, puede salir más caro que el tiempo empleado en formarles.
Gestión documental: No realizar copias
Es de suma importancia que todos tus documentos ya sean en papel o en formato digital, tengan una copia que te permitirá recuperar la información en caso de tener algún problema informático.
Gracias a estas medidas garantizaras que la información de tu empresa y la de tus clientes se encuentra siempre a buen recaudo.
No automatizar procesos
A día de hoy, el papel ha quedado relegado a un segundo plano y es el formato digital el que se impone.
De esta manera, existen ciertos programas que pueden ayudarte a tener controlados todos los documentos de tu empresa en una base de datos que te permita buscar información fácilmente, te asegure que todos tus datos están seguros y que sobretodo te ayude a agilizar el trabajo de tu empresa.
Se trata del Software ERP, un software capaz de ayudar a automatizar múltiples tareas de tu empresa para que tú, te ocupes de hacer crecer tu negocio.
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