¿Son los software en la nube para todas las empresas? ¿Está preparada mi empresa para afrontar una migración a la nube? Son cuestiones habituales que se plantean los directivos de las empresas antes de esbozar el cambio definitivo al online.
Echa un vistazo a este post para aprender cómo funciona un ERP en la nube para una pequeña o mediana empresa. Por último, te ponemos las mejores características que debe cumplir tu empresa para llegar a la cuota óptima de mercado.
¿Qué es trabajar desde la nube?
Aclaremos antes de comenzar lo más básico: ¿qué implica trabajar desde la nube? Otros programas como Dropbox, Google Drive, iCloud, etc. utilizan la tecnología del Cloud Computing -computación la nube- para almacenar los datos de los usuarios. En lugar de reunir la información dentro de un disco duro de un PC, estos datos son accesibles desde cualquier dispositivo con acceso a la red.
Entonces, si se traslada esta definición al término ERP -Planificador de recursos empresariales, en castellano-, un software ERP en la nube no es más que un programa para la gestión de la empresa accesible desde cualquier dispositivo -ya sea ordenador o dispositivo móvil- que disponga de conexión a Internet. Los datos también se guardan en la nube. Esto suele desencadenar en la famosa pregunta: “¿Están mis datos seguros en Internet?”
Las personas que no están habituadas a registrar datos en la nube tienden a manifestar que no se sienten seguros registrando la información de su empresa en Internet. Esta afirmación suele ser fruto del desconocimiento, ya que la información que se aloja en Internet está protegida con más medidas y protocolos de seguridad que cualquier persona corriente puede tener en el ordenador de casa o de la oficina.
Además, en el caso de almacenar los datos en un único ordenador, aparte de estar expuestos a los mismos riesgos –hackeo, robo, etc.- , en el caso de avería puntual no se puede acceder hasta la reparación de la máquina. Por otro lado, si el dispositivo se rompe por completo y no se han realizado las copias de seguridad pertinentes, se perderá la totalidad de la información.
En cambio, al trabajar con un ERP en la nube es el propio proveedor del servicio el que se encarga de las copias de seguridad, de garantizar las medidas de seguridad necesarias para avalar la protección y garantía de los datos, monitorizar y auditar cada uno de los accesos al programa, etcétera.
ERP en la nube vs. ERP offline
- Ubicación de los datos: en el caso de un ERP Online, los datos se alojan en Internet mientras que un ERP offline se guardan en el servidor de la propia compañía. Ahora bien, de qué hay más posibilidades: ¿de que se caiga Internet o de que se caiga el servidor de la empresa? Aunque se puede dar el caso de perder la conexión a la red, siempre podríamos acceder a los datos del ERP desde el móvil o haciendo que el propio smartphone o tableta hagan de router -mediante la opción de Zona Wi-Fi-. En cambio, si es el propio servidor de la empresa el que no funciona, no se dispondrá de la información hasta que se solvente la incidencia.
- Acceso desde cualquier dispositivo: a colación con el punto anterior, aparte de incidencias con el servidor, también pueden sucederse incidencias con los equipos. En un ERP offline el software está instalado en cada equipo de la oficina. Si uno de estos computadores funciona con lentitud o está estropeado, hay que sustituirlo por otro e instalar el programa en el nuevo PC. Con un ERP en la nube, en cambio, basta con disponer de un navegador de Internet -Chrome, Firefox, Safari, etc.- y acceder a la información de la empresa desde cualquier dispositivo.
- Ahorro de costes: a diferencia de un programa instalado on-premise -es decir, de forma local-, un software en la nube posibilita el ahorro de costes del negocio. Por ejemplo, a la hora de contratar un informático para la gestión del servidor, creación de copias de seguridad, instalación de protocolos de seguridad… En un ERP Online, todas estas funciones corren a cargo del proveedor del servicio.
- Sincronización en tiempo real: al utilizar la red como medio de almacenamiento de datos, permite una actualización de la información en tiempo real. De esta forma, todos los departamentos del negocio están compartiendo información y datos con un flujo constante.
- Escalabilidad: un software instalado localmente plantea muchas dificultades cuando se requiere actualizar o hacer cualquier modificación sobre la versión existente. De esta forma, todos los departamentos del negocio están compartiendo información, creación de copias de seguridad, instalación de protocolos de seguridad… En un ERP Online, todas estas funciones corren a cargo del proveedor del servicio.
