Una de las decisiones que hay que tomar en una empresa es cuándo ha llegado el momento de implantar un ERP. Si bien hay algunas empresas que ya cuentan con este tipo de programa de gestión y lo que necesitan es actualizar su ERP o bien pasarse a la nube, otras se ven en la duda de si este tipo de software es para ellos.
En este post nos gustaría darte algunas respuestas para que tengas claro qué son los programas ERP y qué debes tener en cuenta a la hora de su implantación.
Implantación ERP: importancia y significado en la empresa
Para quienes no lo tengan claro, ¿qué es un ERP y para qué sirve? Los ERPs son programas de gestión empresarial que permiten gestionar toda una serie de áreas o departamentos de la empresa (contabilidad, almacén, compras, ventas, etc.).
Las siglas ERP hacen referencia al nombre en inglés Enterprise Resource Planning, o un planificador de recursos empresariales, un software que viene a ser la columna vertebral de la gestión de la empresa, ya sea online u offline.
Antiguamente los sistemas ERP estaban más enfocados a las grandes empresas, pero hoy una PYME puede contar con este tipo de software con mayor facilidad.
La necesidad de este tipo de software surge en las empresas en el momento de instalar un sistema TPV para gestionar las ventas y el almacén. Disponer de tu propia base de datos conectada con el programa de venta y poder localizar fácilmente los productos es sin duda uno de los beneficios de este tipo de software.
Cuándo instalar un ERP en tu empresa
Hoy nos queremos enfocar en el mejor momento para implantar un software ERP, dependiendo de tu situación.
1. Cuando la empresa empieza de cero
Si se trata de una empresa que empieza de cero, está claro que es muy importante la decisión que tomes al principio. Elegir un programa ERP para la gestión marcará la pauta a la hora de gestionar la empresa.
El ERP y CRM te permiten gestionar las ventas de manera más eficaz y organizada desde el principio. Arrancar de forma profesional es lo más adecuado porque luego no tendremos que trasladar la base de datos a otro programa, y podremos conservar todo el historial de compras, ventas, almacén, stock, etc. en el mismo software.
2. Cuando usas un ERP on premise
Otra de las situaciones en las que puede que te interese implantar un ERP nuevo es cuando estás usando un software con tu propia infraestructura de almacenamiento. Si tu ERP no está en la nube y dependes de que los ordenadores de tu empresa estén conectados para usar los datos, te pierdes todas las ventajas de la movilidad y la digitalización.
Muchas empresas utilizan programas de gestión antiguos que no les permiten consultar sus datos online. Esto genera dificultades para el trabajo a distancia. Ni qué decir tiene que las empresas de servicios como las que se dedican al servicio técnico necesitan conexión a distancia para la firma electrónica de documentos.
3. Cuando tu programa de gestión no es adecuado
A menudo las empresas se dan cuenta de que su software de gestión empresarial ya no es lo suficiente eficaz. No es adaptable a las necesidades presentes de la empresa. Le falta escalabilidad, necesitas actualizar a un ERP que te permita gestionar diferentes elementos.
Por ejemplo, si hasta ahora sólo usabas un programa de facturación online, es posible que te interese tener un software más avanzado, con CRM, módulo de contabilidad, conexión con tienda online Prestashop.
4. Cuando tu empresa crece
Si tu empresa era pequeña, es posible que hasta ahora hicieras las facturas en hojas de Excel. Pero con el tiempo esto se vuelve inviable, ya que son muchos los documentos que tienes que generar y el margen de equivocación es muy amplio cuando hacemos numerosas tareas manuales.
A lo mejor tu compañía ha aumentado enormemente el nº de clientes. Es importante que en este caso puedas generar tus facturas automáticamente y que avances hacia la digitalización. No sólo ahorrarás papel, además podrás hacer las facturas a tus clientes en menos tiempo y evitar errores.
5. Cuando empiezas a vender por Internet
Es posible que tu empresa hasta ahora fuera offline al 100%. Pero si has empezado a vender por Internet con una tienda online, necesitas un ERP online que puedas conectar con tu plataforma de e-commerce.
Aquí es donde muchos se plantean cambiar de ERP porque, si su programa es antiguo y no dispone de un módulo desarrollado para sincronizar el catálogo con Prestashop, tendremos que hacer una gran cantidad de tareas manuales y se producirán grandes dificultades en la gestión.
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